就活メールを初めて書く際は、基本マナーや書き方に注意しなければなりません。件名やあいさつ、文体など、ビジネスシーンでの正しいメールの書き方を学ぶことが、就活成功への一歩です。
本記事では、就活で求められる円滑なメール対応方法を解説します。就活メールのテンプレや送るときの注意点も説明しますので、参考にしてください。
＜目次＞
●就活におけるメール対応の重要性
●就活メールの基本マナー
・要件を適切に書く
・敬語を使う
・就活メールを送る時間
●就活メールのフォーマット
・あいさつと署名の方法
・本文の伝えるべき内容
・改行や段落の使い方
●就活メールを送るときの注意点
・正しく言葉を使う
・要件から述べる
・就活メールの文体を統一する
・添付ファイルの送り方
・色文字・太文字などの装飾をしない
・誤字・脱字に気をつける
・就活に適したメールアドレスを使用する
・会社名などは正式名称で記載する
・返信は「全員に返信」を設定する
・改行・段落分けを正しく使う
●返信のタイミング・時間
・受信後の返信までの目安
・返信メールの文体と内容のポイント
・返信しない場合の正しい対応方法
・就活メールの返信漏れ
●就活メールのテンプレ
・お礼のメールの書き方
・謝罪のメールの書き方
・依頼のメールの書き方
・返信のメールの書き方
・日程調整のメールの書き方
●メールの受信箱の管理術
・重要なメールの優先度設定
・メールの整理とフォルダ分け
・不要なメールをこまめに削除する
●この記事のまとめ
就活におけるメール対応の重要性
就活においてメールの対応はとても重要です。就活におけるメールは、社会人としてのビジネスマナーが試される最初の一歩といえるものです。
ビジネスマナーのできていないメールを受け取ったからといって直接選考に影響するというわけでもありませんが、あまり良い印象を持つことはないでしょう。
そのため、選考はメールの段階から始まっているという意識で、基本マナーを押さえておくことが大切です。
就活メールの基本マナー
就活メールを作成する上で、押さえておきたい基本のマナーがあります。
ここでは、就活メールの基本マナーを4つ解説します。
要件を適切に書く
メールの件名は、ひと目で内容がわかるよう簡潔に書きましょう。担当者はほかの業務に関しても数多くのメールを受け取っているため、件名だけでどのようなメールなのかわかるようにすることが必要です。
人事担当者の中には多数のメールを受け取ることもあるため、件名によってメールの重要度や必要性を判断することもあります。 件名が不十分だと要件が分からず、そのまま読まれなくなってしまう可能性もあるため注意が必要です。担当者が件名を見ただけで、どのようなメールの内容なのかが分かるようにしましょう。
また、返信メールは件名を変えず、「Re: 」を残しておくようにしてください。件名を見てすぐに返信メールだと把握できます。
質問や依頼がある場合、【お願い】や＜ご質問＞のように記号で括（くく）ると、より要件が分かりやすくなるでしょう。
敬語を使う
当然ながら、就活メールでは敬語を使うことが必須です。間違った敬語を使わないよう、注意してください。就活生の場合は敬語に慣れず、正しい敬語なのか不安になることがあるかもしれません。
丁寧にしすぎて敬語表現を重ねてしまう二重敬語や、「貴社」ではなく「御社」にしてしまうなどの間違いはありがちです。
メールを作成したあと、保護者の方や社会人になった先輩などにチェックしてもらうこともおすすめです。
就活メールを送る時間
就活メールを送る時間にも注意が必要です。夜遅い時間帯に送るのは、悪い印象を持たれる可能性があります。営業時間外でも業務内容によってはメールの通知をオンにしていることもあり、夜遅いメールは驚かれることもあるでしょう。
やむをえず遅い時間に送る場合は、「夜分遅くに申し訳ございません」というおわび文を添えましょう。
就活メールのフォーマット
就活で送るメールには、基本的なフォーマットがあります。ここでは、あいさつと署名、本文の内容など、就活メールで守るべきポイントを解説します。
あいさつと署名の方法
就活メールの書き出しのあいさつは、初めて送る場合は「お世話になります」と書き、2回目以降は「お世話になっております」と書きます。そのあと、自分の名前と大学名を名乗ります。
（あいさつの例）お世話になっております。◯◯大学◯◯部の◯◯◯◯と申します。
すでに面識のある担当者に送る場合は、「説明会ではいろいろとありがとうございました」といったお礼を伝えてもよいでしょう。
メールの最後には、「名前」「大学・学部・学科名」「連絡先」を明記した署名を付け加えます。
一例は、次のとおりです。
------------------------------------------
◯◯◯◯（名前）
◯◯大学◯◯学部◯◯学科
Mail：◯◯@◯◯.com
TEL：◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
------------------------------------------
本文の伝えるべき内容
本文の内容は、要件がすぐにわかるよう、結論を先に記載しましょう。要領を得ない文章は、読み手に負担を与えます。質問や確認したい事項があれば、そのあとに続けてください。
また、最後に入社意欲の高さなどを簡単に書き添えるのもおすすめです。テンプレートをそのまま利用したような定型文ではなく、しっかり考えて作成したメールであることが伝わるでしょう。
改行や段落の使い方
メールの本文は適度に改行や段落分けをして、読みやすくすることが大切です。改行も段落分けもしない文章は読みづらく、マイナスの印象を与えます。
読みやすさを考え、20〜30文字を目安に改行します。また、段落ごとに空白行を入れることで、メリハリのある文章になるでしょう。段落は、1つの用件ごとに区切るようにしてください。
就活メールを送るときの注意点
就活メールを送る際には、社会人としてのマナーをわきまえていることを示すためにも、正しい言葉を使うことに注意してください。ほかにも、文体を統一することやファイルの添付などで注意したい点があります。
詳しくみていきましょう。
正しく言葉を使う
間違った敬語や誤字には十分気をつけましょう。「注意力が足りない」「丁寧な対応ができない」という印象を与え、マイナスなイメージを持たれてしまいます。メール作成後は内容を見返し、誤字・脱字や敬語の誤りがないか、日本語としておかしくないかをチェックしてください。
メールでよく使う敬語や間違いやすい日本語をみてみましょう。
敬語一覧
敬語には尊敬語と謙譲語があり、この違いがわからないと間違いやすくなります。
尊敬語とは相手を高めるときに使うもので、相手の動作について言葉を変えるのが特徴です。
尊敬語の一覧は、次のとおりです。
| 通常の言葉 |
尊敬語 |
例文 |
| 言う |
おっしゃる |
◯◯様がおっしゃるとおり |
| 見る |
ご覧になる |
◯◯をご覧ください |
| する |
される・なさる |
◯◯されるように |
| 知る | ご存じ |
ご存じのとおり |
| 思う | お考えになる |
〜とお考えのように |
一方、謙譲語は自分を下げることで相手を立てる敬語です。相手の位置は変わらず、自分の動作について言葉が変わります。
| 通常の言葉 |
謙譲語 |
例文 |
| 言う |
申し上げる |
申し上げましたように |
| 見る |
拝見する |
〜を拝見しました |
| する |
いたす | そのようにいたします |
| 知る | 存じ上げる |
存じ上げません |
| 思う | 存じる | 〜と存じます |
二重敬語にも注意しましょう。二重敬語とは、1つのフレーズに同じ種類の敬語を二重に使うことです。
- お読みになられる→「読む」の尊敬語である「お読みになる」と尊敬語の「〜られる」の二重敬語
- おっしゃられる→「言う」の尊敬語である「おっしゃる」と尊敬語の「〜られる」の二重敬語
ただし、二重敬語でも次の言葉は慣習として定着しており、使用しても間違いとはみなされません。
- 尊敬語の「お召し上がりになる」「お見えになる」
- 謙譲語の「お伺いする」
また、役職名に「様」をつけることも二重敬語になるため注意してください。役職名自体が敬語になっているため、「社長様」「部長様」とするのは間違いです。
間違いやすい日本語
就活メールで間違いやすい日本語は、次のとおりです。
-
御社・貴社
- 「御社」は話し言葉で、面接の際や担当者と直接話すときに使います。エントリーシートや就活メールなどの文書では、書き言葉である「貴社」を使いましょう。
-
了解しました
- 「了解しました」の「了解」は対等な立場や目下の人に対して使う言葉であり、就活の場面にはふさわしくありません。「承知いたしました」もしくは「かしこまりました」を使いましょう。
-
大変参考になりました
- 「大変参考になりました」の「参考」とは「自分の考えを決める際の足しにする」という意味で、「足しにしかならない」と捉えられかねません。目上の人に対して使う言葉として適切ではないため、「大変勉強になりました」といった表現を使いましょう。
要件から述べる
メールの文章は、読み手に内容が伝わりやすいよう、最初に要件から述べることが大切です。最初のあいさつが長い、直接要件とは関係ないことを長々と書くなど、本来の要件を後回しにすると、何が言いたいのかわからなくなります。不要なことを書いてまとまりのない文章は、読む側に負担を与えてしまいます。
一文を短くして適切に改行や段落分けを行い、句読点や接続詞を正しく使いながら、読みやすい文章にすることを心がけてください。
説明会の案内や面接日程の調整などでメールをもらったときは、まずお礼の言葉を伝えることも大切です。
就活メールの文体を統一する
就活メールは「です・ます調」の文体で書くのが基本です。「だ・である調」や敬語ではない部分が混在することのないよう注意しましょう。相手に対して失礼になる文章になり、印象がよくありません。
文体の不統一は、主にエントリーシートでありがちですが、就活メールは相手と直接話す場面を想像して、失礼のない文章を心がけましょう。
文字サイズやフォントをそろえることも大切です。ほかのツールで下書きした文面をコピーした場合、元のツールの書式が残っていることもあります。メールの作成後はすべての書式をクリアにすることも忘れないでください。
添付ファイルの送り方
メールに履歴書やエントリーシートなどのデータを添付するときは、メール文の中にファイルを添付することを明記します。例文は、次のとおりです。
「添付ファイルにて◯◯をお送りします。ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。」
ファイルデータは、特に指定がない場合はPDF形式にするのが一般的です。PDFであれば第三者による修正を防ぎ、レイアウトを崩さず印刷できます。
添付ファイルのファイル名は、「エントリーシート_◯◯大学_◯◯」のように、なんのファイルかすぐ判別できるものにしましょう。
メール送信の際は、添付漏れに注意してください。メール本文を作成したあとにファイルを添付しようと考えていても、文章の作成に集中していると、いざ送信するときに添付を忘れてしまう場合があります。そのようなことのないよう、メールを作成する前にデータを添付しておくことをおすすめします。
忘れてしまった場合は、先に送ったメールの件名の冒頭に「再送信」の文言をつけ、添付を忘れたことをおわびする文章を追加して送り直しましょう。
色文字・太文字などの装飾をしない
色文字や太文字を使うことで文章を読みやすくしたい場合もあると思いますが、かえって悪い印象を与えてしまうかもしれません。
色文字や太文字などで文字を装飾することは、ビジネスのやりとりにふさわしくないと考える人もいます。また、相手の設定によっては文字化けしてしまったり、見た目にばらつきが出てしまったりする可能性があります。
相手に与える印象やどの媒体にも共通する見やすさを重視し、文章の書式は全て「クリア」に設定しておくといいでしょう。
また、もしどうしても強調したい部分がある場合は、【】で囲うなど別の方法をとりましょう。
誤字・脱字に気をつける
メールを作成したら、最後に誤字・脱字がないか確認する習慣をつけましょう。誤字・脱字があると、「注意力がない」「いい加減」という印象を与えてしまうかもしれません。
特に敬語の使い方には注意が必要です。誤った日本語を使用していないか、チェックしてから送るようにしましょう。
就活に適したメールアドレスを使用する
相手が見るのはメールの本文ですが、メールアドレスがおかしいと悪い意味で印象を残してしまう可能性があるため、就活に適したメールアドレスを用意しておくと良いでしょう。
特殊な記号やおかしな単語、誰かの名前やニックネームなど少し不真面目な印象を与えてしまうメールアドレスは避け、大学のメールアドレスや自分の名前が 入ったメールアドレスを選びましょう。持っていないという人は、新しく就活に適したメールアドレスを作成することをおすすめします。
さらに、ファイルなどのデータを開けない場合もある携帯のメールアドレス（携帯キャリアのドメイン）ではなく、パソコンのメールアドレス（Gmailなど）を使用するのがおすすめです。
会社名などは正式名称で記載する
会社名を省略してしまうのはビジネスマナーとしてよくありません。
「株式会社」を書き忘れるというミスも多いですが、宛名では正式名称で記載していたのに、メール本文でうっかり省略してしまうケースなども少なくありません。さらに、合同会社やグループ会社が多い場合、会社名を省略することで別の企業になってしまいかねません。
会社名を書く際は、正式名称になっているか必ずチェックするようにしましょう。
返信は「全員に返信」を設定する
メールが送られてきた際にCC（カーボン・コピー）で複数人が設定されている場合、返信するときもCCに設定されている全員に対してメールを送りましょう。
個人宛に返信した場合、CCに設定されていた人にはメールが届かないため、先方が別で連絡内容を共有する手間を負うことになります。それを避けるためにも、先方がCCで指定してきた人にもCCでメールを共有しましょう。
改行・段落分けを正しく使う
メールの場合は改行や段落分けを多めに使うと読みやすい文章を作成できます。
逆に、改行や段落分けがされていない文章は読みづらいため、相手が重要な部分を見落としてしまう原因にもなりかねません。読みやすい文章を送るというのは配慮でもありマナーでもあります。
具体的には「一文ごとに改行する」「内容が変わるタイミングで段落を変える」という2点を意識しましょう。また、一文も60文字程度を限度に端的で分かりやすい文章を意識しましょう。
返信のタイミング・時間
企業からのメールに返信するときは、できるだけ早いタイミングで返信することが必要です。
ここでは、返信までの時間の目安や返信メールの内容などを解説します。
受信後の返信までの目安
メールを返信するタイミングは、当日中がベストです。受け取った時間によって当日中に送るのが難しい場合は、24時間以内に返信するようにしましょう。
すぐに回答できない場合でも、メールを確認したことを伝え、「◯日までにお返事いたします」という返信を送るようにしてください。
返信が遅れることはマナーに反するだけでなく、スケジュール調整が後回しになるなど、自分にとっても不利になることがあります。
返信メールの文体と内容のポイント
返信メールでは、相手が聞きたい内容をしっかり把握し、不足なく回答するようにしてください。複数の確認事項がある場合に漏れてしまうと、再度やり取りをしなければならなくなって相手に負担をかけてしまいます。
面接日程の調整では、複数の日程を提示され、選択するよう指示されることもあるでしょう。その際によく確認しないで回答すると、あとからほかの用事と重なっていたと気づくケースもあります。変更の依頼は余計な手間をかけてしまうため、しっかりスケジュールを確認してから回答しなければなりません。
返信しない場合の正しい対応方法
企業からのメールには、返信が不要な場合もあります。まず、先方からのメールに「返信不要」と書かれている場合です。
「それでも返信しておいた方がいいのではないか」と心配になるかもしれません。しかし、「返信不要」は形式的な文言ではなく、返信はいらないという明確な意思表示です。返信を送ったら、「よく文面を確認していない」と思われるでしょう。
「返信不要」とは書かれていない場合でも、やり取りのあとに自分のところで終わらせる内容と判断できるときは、あえて返信する必要はありません。
「お祈りメール」とも呼ばれる企業からの不採用通知には、基本的に返信しなくても大丈夫です。ただし、担当者から個人的なコメントがある場合は、それに対して返信することをおすすめします。最終面接までいって顔なじみになったり、特にお世話になったりした担当者がいる場合は、お礼の意味を込めて返信しておきましょう。
就活メールの返信漏れ
返信しなければならないメールに対し、うっかり返信漏れをしてしまった場合、まずは気づいた時点ですぐに返信しましょう。
メールに対して必ず返信しなければならない場合、返信が遅れたとしても、相手は待っている可能性があります。選考は無理だと諦めて放置せず、誠意を見せることが大切です。
返信のメールには、おわびの言葉を入れます。まず本文の冒頭でおわびの言葉を述べてから、用件を続けて書きましょう。おわびの例文は、次のとおりです。
・返信が遅くなりまして、申し訳ございません
・返信が遅くなりましたこと、深くおわび申し上げます
メールの件名には、おわびの文言を入れないようにしましょう。メールの件名が変わると担当者は何に対しての返信なのかがわからなくなります。件名は通常の返信の場合と同じく、返信のメールであることがわかるよう「Re: 」をつけたままにしておきましょう。
就活メールのテンプレ
ここからは、就活メールのテンプレートを紹介します。お礼や謝罪など、シーンごとに分けてありますので、参考にしてください。
自分の言葉にアレンジして、オリジナルの文章を作成しましょう。
お礼のメールの書き方
就活では、説明会や面接のあとなど、担当者にお礼メールを送る機会が少なくありません。お礼メールには、参加した感想や選考への意気込みを簡単に添えることで、印象を強められます。
（説明会のお礼メール）
件名：◯月◯日会社説明会のお礼 （◯◯大学・△△学部・名前）株式会社△△△人事部人事課 ◯◯◯◯様本日、貴社の会社説明会に参加させていただきました、◯◯大学△△学部の◯◯◯◯と申します。このたびは貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございます。貴社の企業理念やビジョン、業務内容について詳しいお話を伺うことができ、理解を深めることができました。また、社員の方々から仕事のやりがいや社風についてお話を聞かせていただき、仕事内容や職場の様子をイメージできたように思います。本日の会社説明会に参加したことで、貴社への入社意欲がますます高まりました。末筆ながら、丁寧にご対応いただいたことへお礼を申し上げますとともに、貴社のご発展と皆様のご多幸をお祈り申し上げます。------------------------------------------ ◯◯◯◯（名前） ◯◯大学△△学部△△学科 Mail：yy@zzz.com TEL：090-1234-8888 ------------------------------------------
（面接後のお礼メール）
件名：◯月◯日面接のお礼 （◯◯大学・△△学部・名前）株式会社△△△人事部人事課 ◯◯◯◯様お世話になっております。◯◯大学△△学部の◯◯と申します。本日はお忙しい中、面会のご機会を賜り、誠にありがとうございます。◯◯様のお話をお伺いし、貴社の経営方針やビジョンについて、より理解を深めることができました。改めて、貴社への志望度が高まり、貴社の発展に役立ちたいという思いを強く感じております。貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。------------------------------------------ ◯◯◯◯（名前） ◯◯大学◯◯学部◯◯学科 Mail：yy@zz.com TEL：090-1234-1111 ------------------------------------------
謝罪のメールの書き方
就活メールで謝罪をする場面は状況によりさまざまですが、よくあるのが内定辞退の謝罪メールです。
件名：新卒採用の内定辞退のご連絡 （◯◯大学・△△学部・名前）株式会社△△△人事部人事課◯◯◯◯様お世話になっております。◯◯大学△△学部の◯◯と申します。本日、貴社より内定の通知をいただき、誠にありがとうございました。このような機会をいただきながら、大変申し訳ありませんが、今回の内定を辞退させていただきたく、おわびのご連絡を差し上げました。内定のご連絡をいただいたあと、自分がどのような仕事をしていくのかを深く考えた末、この決断に至りました。貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご返事となってしまい誠に申し訳ございません。心よりおわび申し上げます。本来であれば直接お伺いしておわびを申し上げるべきところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねておわび申し上げます。◯◯様のこれまでの心配りには大変感謝しております。末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。------------------------------------------ ◯◯◯◯（名前） ◯◯大学◯◯学部◯◯学科 Mail：xx@aa.com TEL：090-1111-9999 ------------------------------------------
依頼のメールの書き方
就活では、OB・OG訪問をする機会もあります。訪問の依頼をするために企業へメールを送りますが、まずはどこで連絡先を知ったのかを明記することが大切です。
件名：OB・OG訪問のお願い （◯◯大学・△△学部・名前）株式会社△△△◯◯部△△課◯◯◯◯様初めてメールをお送りいたします。◯◯大学△△学部の◯◯と申します。本日は、大学のキャリアセンターで◯◯様のことを知り、OB・OG訪問をお願いしたく連絡いたしました。貴社の業務に魅力を感じ、ぜひ普段の仕事についてお話を伺いたく思っております。ご多忙中とは存じますが、お時間を頂けるようでしたら、以下の日程でご都合のよろしい日程をご教示いただけますでしょうか。・◯月◯日（◯）13:00〜17:00 ・◯月◯日（◯）13:00〜17:00上記でご調整が難しい場合には、◯◯様のご希望の日程を候補日としてお知らせいただけますと幸いです。メールでの突然のお願いで大変恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。------------------------------------------ ◯◯◯◯（名前） ◯◯大学△△学部△△学科 Mail：aa@ww.com TEL：090-3333-8888 ------------------------------------------
返信のメールの書き方
就活では、説明会の案内メールへの返信や面接日程の返事、内定承諾など、返信メールを送る機会も多々あります。
返信メールの書き方について、内定承諾を例に紹介します。
件名：Re: 内定のご連絡 （◯◯大学・△△学部・名前）株式会社△△△人事部人事課◯◯◯◯様お世話になっております。◯◯大学△△学部の◯◯と申します。このたびは内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。謹んで内定をお受けいたしますこと、ご返信申し上げます。内定をいただくことができ、大変うれしく思っております。入社後は、一日でも早く貴社に貢献できるよう精一杯努力したいと思います。なにとぞよろしくお願い申し上げます。------------------------------------------ ◯◯◯◯（名前） ◯◯大学△△学部△△学科 Mail：xx@yy.com TEL：090-1234-6666 ------------------------------------------
日程調整のメールの書き方
面接の日程について連絡を受けた際は、日程の調整をお願いするメールを書くこともあります。候補日を指定された場合のテンプレートをみてみましょう。
件名：Re: 一次面接のご案内 （◯◯大学・△△学部・名前）株式会社△△△人事部人事課◯◯◯◯様お世話になっております。◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。このたびは面接の日程候補をご連絡いただき、誠にありがとうございます。いただいた日程の中から、下記の日時でお願いできますでしょうか。◯月◯日（月）16時お忙しい中恐縮ですが、なにとぞよろしくお願い申し上げます。------------------------------------------ ◯◯◯◯（名前） ◯◯大学△△学部△△学科 Mail：yy@gg.com TEL：090-1244-5555 ------------------------------------------
メールの受信箱の管理術
就活の時期は志望する複数の企業とメールのやり取りをするため、受信箱の整理が必要です。ほかのメールと混在している状態では、大事なメールを見逃し、返信が遅れてしまう可能性があります。
重要なメールを見分けられるようにするため、メール受信箱の管理術を紹介します。
重要なメールの優先度設定
志望する企業からのメールなど、重要なメールには優先度を設定しましょう。
例えば、Gmailでは送信や開封の頻度などを自動的に判断し、重要マークを自動付与する機能があります。重要マークは手動でもつけることができ、ほかのメールと区別することが可能です。
また、Outlookでは、メールを送信する際、メールごとに重要度を上げて送信できる機能があります。
利用しているメールの機能を確認し、優先度を設定しておくようにしてください。
メールの整理とフォルダ分け
メールの管理には、フォルダ分けも大切です。志望先の企業からのメールを専用のフォルダに保存しておけば、いつでも素早く探し出せます。
進捗（しんちょく）に合わせてフォルダを分ける方法もあります。未対応・対応中・対応済みなど状態ごとにフォルダを分ければ進捗状況がひと目で分かり、対応漏れをする心配がありません。
自動で振り分ける機能もあるため、設定しておくと安心です。
不要なメールをこまめに削除する
不要なメールをそのままにしておくと、重要なメールが埋もれてしまう可能性があります。メルマガや広告メールなど不要なメールは、こまめに削除するようにしましょう。
メールの削除はまとめて行わず、時間を決めてメールチェックをしながら行うとよいでしょう。
メールをまとめて処理しようとすると削除に時間がかかり、必要なものをうっかり削除してしまう可能性もあります。
定期的にチェックする習慣をつければ、大事なメールを見逃すこともなくなるでしょう
この記事のまとめ
就活では企業とのやり取りでメールを送る機会が多く、基本マナーに沿って失礼のないメールを送ることが大切です。
まずは誤字・脱字をなくし、敬語を使うなど基本マナーを押さえましょう。送信のタイミングにも注意しなければなりません。
記事で紹介したシーンごとのテンプレートも参考に、正しい就活メールを送るようにしてください。
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