【就活での電話マナー】かけ方や折り返し方法と例文・ポイントを紹介

スマートフォンの浸透により、テキストでのコミュニケーションが増えてきています。学生の中には、電話でのやりとりをする場面があまりないことから抵抗を感じている人もいるでしょう。しかし、就活やビジネスの場では、電話で連絡を取るケースも存在します。

本記事では、就活時の電話対応の重要性や準備事項、マナーとともに、話し方や電話に出られなかったときの対処法について解説します。

＜目次＞
●就活時における電話の役割
　・電話での第一印象の大切さ
●折り返し電話をかける適切な時間帯は？
　・午前中は10時～11時半、午後は14時から16時半ごろ
　・翌日の折り返しでも問題ない
●折り返し電話前の準備
　・留守番電話が入っていなかったか確認する
　・電話相手や目的を確認する
　・話す内容や質問のリストを作成する
　・メモを取る準備をする
　・静かで電波のいい場所に移動する
●折り返し電話のかけ方【6ステップ】
　・【ステップ1】あいさつと学校名・氏名を伝える
　・【ステップ2】担当者に取り次いでもらう
　・【ステップ3】担当者にあいさつをしてから名乗る
　・【ステップ4】電話の用件を伝える
　・【ステップ5】メモを取り、決定事項は復唱する
　・【ステップ6】あいさつをして電話を切る
●電話中のマナーと注意ポイント
　・相手の話に耳を傾ける姿勢
　・言葉遣いと話し方の注意点
　・速すぎず遅すぎない話し方のコツ
●就活の折り返し電話で困ったときの対処法【5選】
　・1. 担当者が不在だった場合の対処法
　・2. 折り返し電話に誰も出なかった場合の対処法
　・3. 留守番で「またかけます」と伝えられた場合の対処法
　・4. 担当者が分からなかったときの対処法
　・5. 留守番電話に気づかず夜になってしまったときの対処法
●この記事のまとめ

就活時における電話の役割

就活時において電話で連絡する代表的なケースとして、以下の2つが挙げられます。

・選考結果の通知
・書類不備があった場合や緊急時の確認

最終選考後の内定連絡を電話で行う企業は少なくありません。電話で学生本人に直接合格を伝え、後日メールや書類で正式に通知を送ります。ただし、不合格の学生に電話連絡するケースは少なく、あくまでも合格者のみ電話連絡するケースが多いです。

また、書類に不備があり、テキストでのやりとりでは説明が難しい場合に電話でやりとりを行うこともあります。また、急きょ、試験会場や時間が変更になり、早急に学生に伝える必要がある場合にも、電話が使用されます。

電話での第一印象の大切さ

就活での電話では、電話を受けたときの対応やマナーがその人の印象を大きく左右します。

担当者に配慮した受け答えができれば「マナーが身に付いている」「入社しても周りや顧客とコミュニケーションがとれそう」と、良い印象を持ってもらえて、信頼を得られる可能性があります。明るい声ではっきりと話すだけでも、良い印象を与えられるでしょう。

反対に、電話を受けたときに、ぶっきらぼうな態度やたどたどしい話し方をした場合、企業の担当者は「マナーが身に付いていないのか」「顧客とコミュニケーションがとれるのか」と不安に思ってしまう可能性があります。態度を不快に感じ、悪い印象を持たれてしまう恐れもあるため、注意が必要です。

折り返し電話をかける適切な時間帯は？

午前中は10時～11時半、午後は14時から16時半ごろ

折り返しの電話をかける際は、担当者の状況に配慮する必要があります。多くの会社では9時〜18時までの間が勤務時間となっており、その時間内に電話をかければ問題ないように思うかもしれません。

しかし、勤務時間中でも、始業直後や昼休憩前後、定時前は業務の準備で忙しかったり外出で不在となっていたりする場合があります。そのため、折り返しの電話をかける際は、これらに該当しない時間にかければ、担当者の業務を妨げることなく連絡がとれます。

午前中であれば10時～11時半、午後であれば14時から16時半ごろが適切な時間です。事前に就業時間を確認しておけば、適切な時間が分かります。ただし、電話をかけた際は「お時間をいただいてもよろしいでしょうか」と一言入れ、相手の状況を確認した上で用件を話しましょう。

翌日の折り返しでも問題ない

やむをえず担当者からの電話に出られなかった場合は、翌日の折り返しでも問題ありません。翌日が土日・祝日だった場合は、休日明けの午前中に電話するといいでしょう。

また、急ぎの用件ではない場合、記録を残しておきたい場合は、電話ではなくメールで連絡しても構いません。早朝や夜といった、電話をかけるには適切ではない時間に電話がかかってきていたことを知った場合も、メールで連絡すれば早くやりとりができます。

メールでの連絡は記録が残るため、「言った・言わない」のトラブルや聞き間違いの防止にもつながります。折り返しの電話をかける旨を先にメールで伝えたり、電話で話した内容の確認をメールで送ったりするといった使い方も有効です。

メールで連絡する際のポイント・例文

メールで連絡する際は、電話に出られなかったことの謝罪と自分の名前、用件を伝えましょう。以下のようなメール文を送れば、失礼になりません。

◯◯株式会社 ◯◯様

お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。

本日はお電話に出られず申し訳ございません。
遅い時間での連絡となってしまったため、メールにて失礼いたします。
明日10時ごろに、こちらからお電話いたします。

よろしくお願いいたします。

◯◯大学◯◯学部 氏名

▼就活メールについて詳しく知りたい方はこちらから
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折り返し電話前の準備

ここでは、折り返し電話をする前に必要な準備5点について詳しく解説します。

留守番電話が入っていなかったか確認する

電話の用件が、時間変更や場所変更といった一方的な連絡で済むような場合、留守番電話にメッセージが入っている可能性があります。その確認を怠り折り返しの電話をかけた場合、担当者に「連絡事項を確認できない人」と思われてしまうかもしれません。

留守番電話のメッセージも確認し、必要性があるのかを判断した上で電話をかけましょう。

また、電話に出られないことを想定し、留守番電話設定をしておけば、メッセージで用件を確認でき、用件に適した対処ができるため、留守番電話を設定していない場合は設定することをおすすめします。

電話相手や目的を確認する

電話対応前の準備では、電話する相手や電話の目的の確認も重要です。担当者の名前はメールや採用サイトから確認できます。「何を聞きたいのか」を整理した上で電話をかけることも大切です。

担当者の名前が分からない場合は、電話の際に「◯◯の件で連絡しました。担当者にお取り次ぎいただけますでしょうか」と依頼しましょう。

話す内容や質問のリストを作成する

電話相手や電話の目的を確認したら、話す内容や質問を整理します。整理しておくことで、伝え忘れを防止できます。ただし、自分が確認したい内容を伝えただけでは、なぜその内容を確認したいのかが相手に伝わらず、混乱させてしまうかもしれません。

話す内容だけでなく、話す順番を整理しておけば、短い時間で分かりやすく伝えられます。電話する際の台本を作るつもりで整理しましょう。

メモを取る準備をする

電話では自分の用件以外の話をされる可能性もあります。話す内容や質問のリストとともに、手帳やノートを用意し、メモをとれるようにしておきましょう。

また、次の選考などの日程調整を行う場合も多いため、スケジュール帳も手元に用意しておきましょう。スマートフォンのアプリなどでスケジュールを管理している場合、電話をしながらメモをとれないこともあるため、メモ帳の準備は必要です。

静かで電波のいい場所に移動する

電話をかける環境の配慮も怠ってはいけません。

折り返しの電話は早くかけることがマナーです。しかし、駅や車通りが多い道路などの場所で電話をかけた場合、声が聞き取りづらく、不快感を与えてしまいます。折り返しの電話をかける際は、周囲の音にも配慮することが大切です。

また、電波のいい場所であるかも確認が必要です。電波が悪い場所で折り返し電話をした場合、途中で途切れてしまい再度取り次ぎからやり直すことになってしまいます。相手の手間も考え、電波のいい場所であるかの確認は怠らないようにしましょう。

折り返し電話のかけ方【6ステップ】

【ステップ1】あいさつと学校名・氏名を伝える

採用担当者の方の個人番号からの電話の場合は不要ですが、基本的には会社の番号から連絡があることが一般的です。電話口の方が電話した本人とは限りませんので、折り返した際は、「◯◯大学◯◯学部の◯◯です。先程◯◯課の◯◯さまからお電話をいただきまして、折り返しご連絡いたしました」などとお伝えするようにしましょう。

また、不在着信の日時や、留守番電話に用件が残っている場合は、併せてお伝えするとより丁寧です。

【ステップ2】担当者に取り次いでもらう

会社の番号から連絡があった場合は、担当者ではない人が電話に出ることが多いため、担当者に取り次いでもらう必要があります。

担当者につないでもらいたい場合は、「先ほど、◯◯課の◯◯さまからお電話をいただき、折り返しのご連絡をいたしました。◯◯さまはいらっしゃいますでしょうか？」と尋ねましょう。

【ステップ3】担当者にあいさつをしてから名乗る

折り返しで不在だったことをおわびせずに話を進めてしまうと不在で電話に出られなかったことに対して「何も思っていない」と思われてしまう恐れがあります。 そのため、「◯◯時ごろにお電話いただいておりましたが、不在にしており（お電話に出られず）申し訳ございません」などとまずはおわびをするようにしましょう。

そして、「◯◯大学◯◯学部の◯◯です」と必ず名乗りましょう。

【ステップ4】電話の用件を伝える

相手は就業中であり長電話は負担になってしまいかねないため、本題にすぐ入りましょう。長電話にしないためにも、電話に出られなかった理由について言及する必要はありません。 「◯◯時ごろにいただいたお電話のご用件について、折り返しのお電話をいたしました」と簡潔に要件を伝えましょう。

担当者から「後ほど折り返す」と言われることもあるため、その時はあらためて電話が折り返しかかってくるのを待ちましょう。

【ステップ5】メモを取り、決定事項は復唱する

電話では、聞き間違いが発生するケースがあります。面接日時や場所を聞いたのにもかかわらず聞き間違いをした場合、印象が悪くなるどころか面接を受けられない可能性もあります。必ずメモをとりながら電話をしましょう。

日時や場所などの間違えられない用件を聞いたときは、聞き取った内容に間違いがないか確認することが大切です。「◯月◯日ですね」と復唱しながら確認することにより、聞き間違いを防止できます。

相手の声が聞き取りにくい場合は「申し訳ございません。お電話が少々遠いようで、もう一度よろしいでしょうか」と、再度確認します。「分からないまま」「確認しないまま」にしておくことは避けましょう。

【ステップ6】あいさつをして電話を切る

用件を伝え、電話を終了する際は、感謝の気持ちを伝えます。お礼の言葉があるだけで相手が受ける印象は変わるため、「本日はお忙しい中ご対応いただきありがとうございました」と伝えるだけで「礼儀正しく気を遣える人」と思ってもらえるでしょう。

また、電話を切る際は「目上の人から先に切る」のがマナーです。あいさつをした後にすぐ電話を切るのではなく、相手が切るのを待ちましょう。

電話中のマナーと注意ポイント

電話で話をするときに押さえておきたいポイントも存在します。ビジネスでの電話をする際に、家族や友人と話すような話し方をすると、不快感を与えてしまう可能性があります。相手に失礼のない話し方を理解することが大切です。

ここでは、電話での話し方のポイントについて解説します。

相手の話に耳を傾ける姿勢

電話で話す際は、相手の話に耳を傾ける姿勢を見せることも大切です。話を聞くだけでは、聞き間違いが生じる可能性があります。メモを取りながら話を聞き、そのメモをもとに復唱して内容を確認すれば、聞き間違いや確認漏れを防げます。

メモを取る際は「メモを取ってもいいでしょうか」「メモを取るのでお待ちいただけますでしょうか」と確認しましょう。メモを取る旨を伝えた上で話を聞けば、「話を聞く姿勢がある人」「気遣いができる人」と評価してもらえることもあるでしょう。

言葉遣いと話し方の注意点

電話に限らず、ビジネスの場で話をする際は、敬語で話す必要があります。しかし、敬語を使い慣れていない場合、不自然に聞こえる可能性があります。間違った日本語を使ってしまうと、相手に不快感を与える可能性もあるでしょう。

正しい敬語や日本語の使い方を理解し、使い慣れておくことが大切です。

敬語一覧

敬語には種類があり、丁寧語・尊敬語・謙譲語に分けられます。それぞれの概要は以下のとおりです。

同じ意味でも、敬語の種類によって言葉が異なります。日常でよく使用される言葉を敬語の種類別に表現すると、以下のようになります。

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・【ビジネスマナーと言葉遣い一覧】就活のメール・電話における基本

間違いやすい日本語

敬語だと思っていても、間違って覚えていたり使用されていたりする言葉は少なくありません。間違いやすい日本語を知っておくだけでも、失礼のない話し方ができ、評価につながる可能性があります。

間違いやすい敬語や日本語は、以下のとおりです。

どの言葉にも「お」「ご」をつければ良いわけではありません。二重敬語や謙譲語＋謙譲語は、間違って使用されているケースの代表例です。一度身に付いてしまった言葉はなかなか直りません。今のうちに、正しい敬語や日本語を身に付けておきましょう。

速すぎず遅すぎない話し方のコツ

電話での会話は、対面で話すよりも相手の声が聞き取りにくいものです。対面であれば表情やしぐさからも情報を伝えられますが、電話で伝えられる情報は声だけです。そのため、電話で話す際は、相手が聞き取りやすいように、速すぎず遅すぎない話し方をする必要があります。

背筋を伸ばし、大きく話すとともに高めの声を意識するといいでしょう。表情が伝わらないとはいえ、口角を上げて笑顔で話せば明るい声になり、良い印象を与えられます。

緊張により早口になってしまう人もいるでしょう。緊張が原因の場合、意識しても、ゆっくり話すことは難しいかもしれません。素直に緊張している旨を伝えておけば、マイナスイメージを軽減できます。

就活の折り返し電話で困ったときの対処法【5選】

就活の電話では、イレギュラーな事態が発生することが多々あります。ここでは、イレギュラーな事態で困ってしまったときの対処法5選を詳しく解説します。

1. 担当者が不在だった場合の対処法

折り返し電話をした際に担当者が不在だった場合は、担当者がいつ戻ってくるのか聞き、「本日◯◯時ごろに改めて連絡いたしますので、◯◯さまにお伝えいただけますでしょうか」と、戻ってくる時間に合わせて再度折り返し電話をすることを伝えてもらいましょう。

担当者の戻る時間が分からない場合は、「明日改めてご連絡いたいします」などと、日付を変えて再度連絡をする旨を伝えましょう。

2. 折り返し電話に誰も出なかった場合の対処法

折り返しの電話をしても、相手が不在の場合や電話に出られないケースがあります。留守番電話につながったのであればメッセージを残しましょう。

電話をしたことを声で残すことにより、誠意が伝わります。メッセージには、電話をもらった時間と自己紹介とともに、こちらから再度連絡する旨を残しておくといいでしょう。

または、折り返しの電話をする旨をメールで伝えるのもひとつの手です。メールで連絡をする場合は、先ほどの「メールで連絡する際のポイント・例文」で扱った例文を参考にメールを送ることをおすすめします。

3. 留守番で「またかけます」と伝えられた場合の対処法

留守番電話に「またかけます」「こちらから連絡します」などとメッセージが残されていた場合でも、こちらから連絡するようにしましょう。

「またかけます」は、一般的に社交辞令としてあいさつ代わりに使われるケースが多いことに加え、担当者が数多くいる学生の対応に追われ、またかけることを忘れてしまい放置されてしまう可能性もあります。留守電に気づいた時点で、すぐに折り返しの電話をかけるようにしましょう。

4. 担当者が分からなかったときの対処法

担当者が誰か分からなかったり、電話先に出た相手が誰だか分からなかったりした場合は、そこには言及せず「担当者さまにおつなぎいただけますでしょうか」と伝えましょう。この対応で必ず担当者につないでもらえるはずです。

「担当者の部署と氏名を教えてください」と言及された場合には、「名前はおっしゃっていなかったので存じ上げません。◯月◯日の面接の合否に関する連絡だと思うのですが」と、名前が分からない場合でも電話の用件は想像して伝えられるといいでしょう。

5. 留守番電話に気づかず夜になってしまったときの対処法

留守番電話に気づかず夜になってしまった場合は、就寝前の22時ごろまでであればすぐにメールを送りましょう。会社に届いたメールを個人の携帯電話に転送している社会人も多いため、時間帯にさえ気をつければメールに気づいてもらえるでしょう。

メールアドレスを知らない場合は、翌日の午前中に折り返し電話をするといいでしょう。すぐに対応することで相手の不安も払拭（ふっしょく）できますし、マイナスな印象を持たれずに済みます。

まずは夜遅くに気づくことがないように、メールや留守電はこまめに確認し、すぐに対応できるようにしましょう。

この記事のまとめ

企業の担当者からかかってきた電話に出られない場合、折り返し電話をかける必要があります。その際は、用件から話し始めるのではなく、丁寧なあいさつから話し始めることにより、失礼のない電話になります。家族や友人と会話をするときのような話し方をするのではなく、正しい敬語や話す速さにも注意することが大切です。

また、電話をかける際は、かける時間に配慮する必要があります。始業直後や昼休憩、定時前といった時間は避けましょう。急ぎの用件でなければ、電話ではなくメールで連絡することもひとつです。就活での電話対応に対するマナーやポイントを理解し、失礼のないようにしましょう。

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