内定の連絡が来た際に、どのように連絡を返せば良いのか不安な方もいらっしゃいますよね。今回この記事では内定承諾の際のマナーや注意点を解説。電話やメールの例文を掲載し、内定承諾の対応をスムーズに行うポイントをご紹介します。
＜目次＞
●内定承諾とは
●内定承諾の意味と目的
・学生の入社意思を確認するため
・学生の内定辞退を防ぐため
●内定承諾のタイミング
●内定承諾の注意点
●内定承諾のマナー
・必ず内定承諾書を送付する
・内定承諾は内定通知を受けてからできるだけ早く伝える
●内定承諾の方法
・メール
・電話
・内定承諾書を送付する
●メールでの内定承諾をする際の例文
・確認事項がない場合
・確認事項がある場合
・メールで気を付けるポイント
●電話での内定承諾をする際の対応例
・かかってきてすぐ対応する場合
・かけ直す場合
・確認事項がある場合
・電話で気を付けるポイント
●内定承諾書での内定承諾をする際の例文
・例文
・内定承諾書提出までの流れ
・内定承諾書で気を付けるポイント
●内定承諾を保留したい場合は？
・内定承諾は慎重に
・内定保留をする際には正直に理由を伝えよう
・内定保留をする際の注意点
・内定承諾期間を把握するならワンキャリア！
●内定承諾後の辞退はできるのか？
・内定承諾後の辞退のリスク
●内定承諾後の辞退で気を付けるべきこと
・決まったらすぐ連絡する
・電話で辞退する
・電話の後お礼メールを送る
●まとめ
内定承諾とは
内定承諾とは合格通知をもらった企業に対して、内定者となる学生が内定承諾の意思を伝えて入社を誓約することです。
企業は採用した学生に、内定通知書、採用通知書を送付します。その中に内定承諾書も同封されていますので、受け取った学生は内容を確認した後、署名・押印をして返送します。
内定承諾書を提出することで、企業に対して以下の意思を示します。
基本的に、内定承諾書は入社が確定した一社のみに提出します。
▼内定について詳しく知りたい方はこちら ・内定とは？内々定と採用の違いや内定決定後の流れと辞退方法まで解説 ・内々定とは？内定との違いから承諾や辞退のポイント・取り消し事例まで詳しく解説
内定承諾の意味と目的
ここからは、内定承諾書の意味と目的について詳しく説明します。
学生の入社意思を確認するため
内定承諾の1つ目の目的は、学生や求職者の入社する意志を最終確認するためです。
学生にとって内定をもらった企業が第一志望とは限りません。就活を続ける中で志望度が変わることもあります。内定承諾は単なる形式的な手続きではなく、双方の意思を確認する重要なステップといえるでしょう。
内定者の入社意思が変わった際、内定承諾があることで企業は早期にその情報を得られます。企業が採用にかけたコストや入社に向けた準備が無駄になるリスクを最小限に抑えられることも内定承諾を行う理由の1つです。
学生の内定辞退を防ぐため
内定承諾は、学生がほかの企業からのオファーを待っている場合や入社するか迷っている場合に、学生の入社意思を固めて内定辞退を防ぐ役割も果たします。
学生がその企業で働くことを真剣に考えられることも内定承諾を行う目的の1つ。内定承諾という公式な手続きをとることで、ほかの企業の内定を承諾する可能性が減る場合もあります。
内定承諾は、企業が採用計画を確実に進めるために重要な要素といえるでしょう。
内定承諾のタイミング
多くの企業は、内定通知とともに内定承諾の期限を設けています。期限は企業や業界によって異なりますが、1カ月以内が一般的。ただし、期限が設定されていない場合でも内定通知を受け取ったらできるだけ早く返答することが推奨されています。
とはいえ、複数の企業から内定を得ている場合や労働条件について検討が必要な場合は、企業に事情を説明して期限の延長を依頼することも1つの手段。期限の延長を依頼する場合、具体的な理由を明確に伝え、返答できる見込みの期限を提示することが重要です。
内定承諾の期限を延長する場合は、1週間程度が目安。しかし、内定をもらった時期や企業によって適切な保留期間は異なるため、自身の状況や企業側の希望を考慮して決めることが大切です。
内定承諾の注意点
内定承諾書の注意点として、入社の意思が固まっていない段階で提出すべきではありません。内定承諾書で入社意思を伝えたら、その後、企業はその学生受け入れに向けて、社員登録や入社の手続きなどの準備を進めていきます。そのため、内定承諾書は入社する意思が固まった時点ですぐに出すようにしましょう。採用通知を受け取った時点で内定を承諾するかどうかをすぐに決断できるよう、就活中にどこの企業に一番入社したいのかを、常に考えておくことがおすすめです。
内定承諾書を出してから内定辞退をすることはできないわけではありませんが、提出後、辞退すると企業は手続きを中断しなければならず、迷惑がかかります。また、学生が一度承諾したにもかかわらず辞退すると、信頼されなくなる恐れもあります。そのため、内定承諾書を提出した後は基本的に辞退すべきではありません。
内定承諾書を出すのは一社のみにし、提出後はよほどの理由がない限り辞退しないようにしましょう。
内定承諾のマナー
内定承諾は、企業と学生間の重要なコミュニケーションの1つであり、適切なマナーを守ることが求められます。ここでは、内定承諾のマナーについて詳しく説明します。
必ず内定承諾書を送付する
内定承諾書を送付することは、自身の入社意志を正式に伝える大切な手続きです。内定を受け入れる意思がある場合は、必ず内定承諾書を企業に送付しましょう。
内定承諾書とは、学生が企業で働く意志があることを公式に示すための書類のこと。内定を受けた場合、企業から指示された方法で内定承諾書を送付するのが一般的です。
内定承諾書には、入社を承諾する旨の文言とともに自分の氏名・住所・連絡先などを明記することを忘れないようにしましょう。
▼内定承諾書について詳しく知りたい方はこちら ・内定承諾書とは何か？目的・出すタイミング・送り方の注意点を徹底紹介！
内定承諾は内定通知を受けてからできるだけ早く伝える
内定通知を受け取ったら、できるだけ早く内定承諾の意思を伝えることが求められます。早期に内定承諾の意思が決まると企業側も採用計画をスムーズに進められるためです。
遅れる場合はその理由を説明し、いつまでに回答できるかを伝えることが重要です。内定承諾の方法
内定承諾の方法は企業や状況によって異なるものの、メールや電話、または内定承諾書の送付のいずれかが一般的。ここでは主な内定承諾の方法について説明します。
メール
メールでの内定承諾は最も一般的な方法の1つ。企業からの内定通知メールに対して内定承諾の意思を明確に伝える返信を送りましょう。
件名には「内定承諾の件」と明記し、本文では礼儀正しく簡潔に自分の意思を伝えてください。また、メールの送信前には誤字脱字がないか確認することも大切です。
なお、企業からメールで送付された内定承諾書のテンプレートに署名や押印が求められる場合もあります。電子ファイルのまま対応するのは難しいため、一度印刷してから処理を行うのがおすすめです。
電話
電話で内定承諾ができることもあります。この場合、企業からの内定通知を受けた後電話で直接内定承諾の意思を伝えましょう。
電話をかける際は、担当者の名前と自分の名前を明確に伝え、礼儀正しく対応することが大切。また電話の内容をメモしておくと、後から内容を確認する際に役立ちます。
内定承諾書を送付する
内定承諾書を郵送する方法もあります。内定承諾書には、入社意思を明確に示す文言を記載し、名前や住所などの情報を正確に記入します。送付前には書類に不備がないか確認し、追跡サービス付きの郵送方法を選択すると安心です。
内定承諾書を郵送する方法は公式性が高く、企業に対して敬意を示せる方法とされています。ただし、郵送する場合は企業に内定承諾書が到着するまでに時間がかかるため、早めに対応する必要があることに注意しましょう。
メールでの内定承諾をする際の例文
メールでの内定承諾は、正確かつ丁寧な表現を心がけることが重要。以下に労働条件などの確認事項がない場合とある場合の例文を記載したので、参考にしてみてください。
なお、メールの基本構成は次のとおりです。
1.件名
2.宛名
3.選考と内定に対する感謝の言葉
4.内定承諾の意思表示
5.入社への意欲や決意
6.質問や確認事項（ある場合）
7.自分の名前
8.連絡先情報
確認事項がない場合
【件名】選考結果に関するご連絡（◯◯株式会社）
【本文】
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様お世話になっております。
貴社の選考で◯月◯日に面接をしていただきました【名前】と申します。この度は、採用選考において内定を賜り、心より感謝申し上げます。
貴社からの内定を喜んで承諾いたします。入社後は、これまでの経験を生かし、貴社の発展に貢献できるよう励んで参ります。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
---
◯◯ ◯◯（フルネーム）
〒◯◯◯-◯◯◯◯
◯◯県◯◯市◯◯町◯◯番地
電話番号 ：◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
メールアドレス：◯◯◯◯@◯◯◯◯.◯◯◯◯
確認事項がある場合
【件名】選考結果に関するご連絡（◯◯株式会社）
【本文】
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様お世話になっております。
貴社の選考で◯月◯日に面接をしていただきました【名前】と申します。この度は、採用選考において内定を賜り、心より感謝申し上げます。
貴社への入社に前向きに考えておりますが、正式な回答をする前に、以下の点について確認させていただきたく存じます。入社後の具体的な労働条件について、書面でのご提示をお願いできますでしょうか。
お忙しい中大変恐縮ではございますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
---
◯◯ ◯◯（フルネーム）
〒◯◯◯-◯◯◯◯
◯◯県◯◯市◯◯町◯◯番地
電話番号 ：◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
メールアドレス：◯◯◯◯@◯◯◯◯.◯◯◯
メールで気を付けるポイント
メールで内定承諾をする際は、分かりやすく読みやすい文章を送ることが重要。企業とやりとりするメールはビジネスメールであることを認識し、以下のポイントに注意してメールを送りましょう。
送られてきたメールの件名は変えない
内定通知のメールに返信する際、企業から送られてきたメールの件名は変更せずに返信しましょう。
採用担当者は日々、さまざまな業務に関連するメールを大量に受信しています。件名を変えて新規でメールを送信すると、担当者は過去のメールから関連情報を探す手間がかかります。
内定承諾の連絡をする際は、受け取ったメールに直接返信し、件名を「Re: ＜企業からの件名＞」と変更せずにそのまま使用しましょう。
また、過去のやりとりを確認できるよう、本文は引用符付きの履歴として残しておくのがおすすめです。
自分の名前と面接日を添える
メールを送る際に改めて自分の氏名と面接を受けた日を記載することで担当者が人物を特定しやすくなります。
上述したように、採用担当者は日々さまざまな人と連絡をとっているため、名前を名乗っただけでは誰なのか分からない場合も。名前と面接日を伝えることで採用担当者が確認をとる手間が減り、よりスムーズにやりとりを進められます。
誤字脱字、日本語に問題ないか確認する
メールは企業への第一印象になります。メールを送る前に誤字脱字や不適切な表現がないか、念入りにチェックしましょう。
特に、御社・貴社や尊敬語・謙譲語などの誤用は、よくある間違いの1つ。適切な文章になっているか、最終確認は念入りに行いましょう。
▼内定辞退のメールについて詳しく知りたい方はこちら ・内定辞退のメール例文！電話での伝え方や新卒向けのマナーも紹介
電話での内定承諾をする際の対応例
電話での内定承諾は、迅速で直接的なコミュニケーションが可能です。内定の連絡を受けた際は、「すぐに承諾する」か「一度保留してから決定する」かを判断しながら対応しましょう。ここでは、内定を承諾する際の具体的な会話例と気を付けるポイントをご紹介します。
かかってきてすぐ対応する場合
内定者：「いつもお世話になっております。内定通知をいただきました◯◯と申します。◯◯部の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか？」
採用担当者：「はい、◯◯です」
内定者：「先日は内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。御社からの内定を喜んでお受けします。入社後は、早期に貢献できるよう努力しますので、よろしくお願いいたします」
採用担当者：「ありがとうございます。今後の手続きについては、後ほどメールでご案内します」
内定者：「承知しました。ご連絡をお待ちしております。改めて、ありがとうございました。今後とも、どうぞよろしくお願いいたします」
採用担当者：「こちらこそよろしくお願いいたします。◯◯さまと一緒に働けることを心待ちにしております。それでは、失礼いたします」
内定者内定者：「失礼いたします」
かけ直す場合
内定者：「いつもお世話になっております。内定通知をいただきました◯◯と申します。◯◯部の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか？」
採用担当者：「はい、◯◯です」
内定者：「先日は内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。御社からの内定を喜んでお受けします。入社後は、早期に貢献できるよう努力しますので、よろしくお願いいたします」
採用担当者：「ありがとうございます。今後の手続きについては、後ほどメールでご案内します」
内定者：「承知しました。ご連絡をお待ちしております。改めまして、ありがとうございました。今後とも、どうぞよろしくお願いいたします」
採用担当者：「こちらこそよろしくお願いいたします。◯◯さまと一緒に働けることを楽しみにしております。それでは、失礼いたします」
内定者：「失礼いたします」
確認事項がある場合
内定者：「いつもお世話になっております。私◯◯に内定をいただいた内定者の◯◯と申します。◯◯部の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか？」
採用担当者：「はい、◯◯です」
内定者：「この度は内定をいただき、誠にありがとうございます。入社を前向きに検討しておりますが、入社前に確認したい点があります。労働条件などの詳細を書面でいただくことは可能でしょうか？」
採用担当者：「もちろんです。必要な書類を準備してお送りいたします。また、今後の詳細な流れについても、メールでご連絡いたします」
内定者：「承知いたしました。ご連絡をお待ちしております。改めまして本日はご多忙のところお時間をいただき、ありがとうございました」
採用担当者：「こちらこそありがとうございました。◯◯さまのご入社を心待ちにしております。それでは失礼いたします」
内定者：「失礼いたします」
電話で気を付けるポイント
電話での内定承諾では、スムーズにやりとりを進められるよう以下のポイントに注意することが重要です。
自分からかける場合、時間帯に気を付ける
自分から電話をかける場合は、相手の時間帯を考慮することが重要。必ず営業時間内に電話をかけることを心がけましょう。
特に電話に出ることが難しい朝の始業直後や昼休み、夕方の終業間際は避けるのが無難。例えば就業時間が9〜18時の場合、10～11時や14～17時の時間帯がおすすめです。
ただし、月曜の午前や金曜の午後などは週末の前後で業務が立て込んでいる可能性があります。このような時間帯に電話する場合は、スムーズに応答ができるようあらかじめ簡潔に用件をまとめておきましょう。
静かな場所で対応する
電話をかける際は、自分の声が相手にはっきりと聞こえるよう周囲が静かで落ち着いた環境を選びましょう。
移動中や電波の不安定な場所は避けて、周囲の騒音が会話に影響しないように注意してください。また情報セキュリティにも考慮し、できれば周囲に人がいない場所で電話しましょう。
メモを取れるものを用意する
電話中に重要な情報が伝えられることがあります。メモを取るための筆記用具やメモ帳などを準備しておきましょう。
また、伝えるべき内容は事前に書き出しておくと忘れずに伝えられます。特に労働条件や入社までの準備物、今後のスケジュールなど、確認すべきポイントを事前に整理しておくのがおすすめです。
電話対応をしてくださった相手の名前もメモしておくと、後々のやり取りがスムーズになります。
電話での内定承諾をする際の対応例
内定承諾書は、学生が企業で働く意志があることを公式に示す書類です。内定承諾書を郵送する際は、送付した内容物を説明した文書の「添え状」を同封する必要があります。具体的な添え状の例文を紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
例文
内定承諾書を郵送する際は、添え状を同封する必要があります。添え状を作成する際は、以下のような項目を記載するのが一般的です。
1.作成年月日：添え状を作成した日付
2.企業名や代表者名：内定を出した企業の名称および代表者の名前
3.差出人の情報：氏名や住所、電話番号などの情報
4.題名：「内定承諾書の送付について」など、文書の内容が分かる題名
5.内定のお礼・内定承諾の旨：内定のお礼と内定承諾する旨を明確に記述
6.入社後の意気込み：入社後の豊富や意気込みを簡潔に記載
7.同封書類の概要
[日付]
株式会社◯◯
◯◯部◯◯課
◯◯様◯◯ ◯◯（氏名）
住所：〒◯◯◯-◯◯◯◯
◯◯県◯◯市◯◯町◯◯番地
電話番号：◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
メールアドレス：◯◯◯◯@◯◯◯◯.◯◯◯
内定承諾書の送付について
拝啓
◯◯の候（季節のあいさつ）、貴社におかれてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
この度は、貴社からの内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
喜んで内定を承諾いたします。ついては、以下の書類を同封いたしましたので。お手数をおかけしますが、ご査収いただけますと幸いです。
◯月◯日から貴社で働けることを非常に楽しみにしております。
未熟な点もあるかと思いますが、貴社の一員として全力で貢献できるよう努力いたしますので、なにとぞよろしくお願い申し上げます。
敬具
記
内定承諾書……1部以上
内定承諾書提出までの流れ
内定を受けた後は、企業から内定承諾書が郵送されます。その後、書類を受け取って内容を確認しましょう。承諾する意思があれば、内定承諾書に署名・押印を行い、指定された方法で提出します。
ここでは、書類郵送から提出までの流れをそれぞれ詳しく説明しているので、ぜひ参考にしてみてください。
書類郵送
企業が学生の採用を決めたら「内定通知書」「内定承諾書」「労働条件などが書かれた条件提示書」の3つの書類と、入社までのスケジュール・入社式などの連絡事項・研修の案内などを学生の自宅宛てに郵送します。上記書類は簡易書留で送られてくることが多く、普通郵便で送られてくることは、まずありません。
学生が内容を確認
書類が入った封筒が自宅に届いたら、開封して内容に問題がないかを確認しましょう。「内定取り消し事由」「 内定が取り消される条件」「取り消しなどに対して異議申し立てをしないこと」などの詳細が書かれていますので、記載事項をしっかりと確認しましょう。
また、就活の際に聞いていた条件と、書かれている条件が一致しているかを確認することも重要です。
提出
書類の内容に問題がないことを確認し、入社する意思が固まったら期限までに内定承諾書を提出するのがマナーです。企業から案内された書き方に従って内定承諾書に署名押印し、返信用封筒を使って返送期日までに送付しましょう。内定承諾書のほかに添え状や送付状を付けることも忘れないようにしましょう。
内定を承諾する場合は、すみやかな返送が必要です。
内定承諾書で気を付けるポイント
内定承諾書を作成する際には、以下の点に注意することが重要です。
書類を入れる順番を間違えないようにする
提出する書類が内定承諾書以外に複数ある場合は、企業から指示された順番に従って整理しましょう。一般的には、最も重要な書類（この場合、内定承諾書）を一番上に置きます。
また、すべての書類はクリアファイルにまとめて、角形2号の白い封筒に入れて送付しましょう。
感謝や意気込みを伝える
内定承諾書は、企業に対する感謝の気持ちや、入社に対する意気込みを伝えるよい機会です。内定承諾書には、企業への感謝の気持ちと入社に向けた意気込みを簡潔に記載しましょう。
内定承諾を保留したい場合は？
内定を受けた後、すぐに内定承諾をすることが必ずしも最善とは限りません。承諾するか迷うこともあるでしょう。
自分のキャリアパスを慎重に考え、最適な選択をするためには内定を保留することも1つの選択肢です。ここでは、内定承諾を保留する場合のポイントについて解説します。
内定承諾は慎重に
日本労働組合連合会が発表した「入社前後のトラブルに関する調査2022」によると、新卒で入社した会社を辞めた理由の1位は「仕事が自分に合わない」 という理由です。（※1）
内定承諾は、自身のキャリアに大きな影響を与える重要な決断。安易に承諾することで入社後の後悔やキャリアプランの狂いなどのリスクが生じます。十分に理解・納得した上で決断することが重要です。
また一度内定を承諾した後に辞退すると、企業側にも大きな迷惑がかかります。内定保留は学生の権利ですが、連絡の遅延や不明確な理由による保留は、担当者に不誠実な印象を与える恐れも。就活時の印象は人事評価や配属に影響する可能性があるため、企業側への配慮としても内定承諾は慎重に行いましょう。
（※1）参考：日本労働組合総連合会「入社前後のトラブルに関する調査2022」内定保留をする際には正直に理由を伝えよう
内定を保留する際は、企業側に対して正直かつ丁寧に理由を伝えることが印象を良くするためのポイントです。
例えば、「ほかの企業の選考結果を待っている」「自分のキャリアパスを再考している」といった具体的な理由を伝えましょう。具体的な理由を伝えることで、企業側からの理解が得やすくなるでしょう。
保留理由によって待遇が変わることはほとんどありませんが、「第一志望の企業の選考結果を待っている」など、失礼な表現は控えてください。また、いつまでに最終的な返答ができるかを明確に伝えることも大切です。
内定保留をする際の注意点
内定保留をする際には、以下の点に注意しましょう。
これらの点に注意することで、企業との良好な関係を維持しやすくなります。内定承諾は慎重に行い、保留する場合も正直かつ誠実に対応することが重要です。
内定承諾期間を把握するならワンキャリア！
ワンキャリアでは企業別、職種別で内定後のクチコミを見ることができます。内定した際に企業から連絡が来る前に気になる内定承諾後のクチコミを見て、判断材料にしましょう。
ワンキャリアで体験談を探してみる▼内定取消しについて詳しく知りたい方はこちら ・【恐怖の内定取り消し】賢い就活生が知っている入社までの正解ルート ・「内定ブルー」に陥った学生はどうなるのか？6つのパターンに分類してみた ・「この会社でいいのかな」と悩むあなたへ。最後の分岐点に立ったときに考えるべき唯一のデメリットとは？
内定承諾後の辞退はできるのか？
内定承諾後の辞退のリスク
民法上、入社の2週間前までに辞退の意思を伝えれば、内定承諾書の提出後であっても辞退することには問題はありません（※2）
しかし、内定承諾後の辞退は、一般的には推奨されません。企業側に対して不信感を抱かせ、自身の評価を下げる可能性があるためです。
可能性は低いものの、内定承諾後の辞退によって損害賠償を請求されたり同業界や関連会社での評判を落としたりする可能性もあります。
もちろん、やむを得ない理由で内定承諾後に辞退する場合もあるでしょう。しかし、基本的には内定承諾後に辞退しなくて済むよう内定承諾は慎重に検討することが重要です。
（※2）参考：厚生労働省「退職の申し出は2週間前までに」内定承諾後の辞退で気を付けるべきこと
内定承諾書の辞退について、気を付けるべきこと3つをご紹介します。
決まったらすぐ連絡する
内定承諾後に辞退を決めた場合は、できるだけ早く企業に連絡を取りましょう。後ろめたさから、連絡を先延ばしにしたり連絡をしなかったりすることは厳禁です。
迅速に連絡することで企業が次の対応を考えるための時間を確保しやすくなります。ビジネスマナーとしても入社の2週間前ギリギリに連絡するのではなく、辞退を決めた時点で連絡しましょう。
電話で辞退する
辞退の連絡は、電話で直接伝えることが望ましいとされています。メールや書面よりも誠意が伝わりやすい上、誤解を避けやすいためです。
電話では、今まで選考でお世話になったお礼と内定後に辞退する謝罪の気持ち、辞退の理由を丁寧に伝えましょう。
電話の後お礼メールを送る
電話で辞退することを伝えた後は、謝罪メールを送ることが推奨されています。改めて内定をいただいた感謝の気持ちと辞退の謝罪・理由を記載し、書面でも誠意を示しましょう。
メールによる文面で企業に対する敬意と自身の辞退の意思を示すことで、企業側もあなたの辞退を理解しやすくなります。また、将来的に再びその企業と接する可能性があることを考慮して、良好な関係を維持しておくことも重要です。
まとめ
ここまで、内定承諾の目的・内定承諾をするタイミング・連絡の仕方の注意点について解説しました。内定承諾は基本的に、入社を決めた1社のみに行うべきです。承諾後どうしても辞退せざるを得ないときは、すぐに電話で企業に連絡しましょう。
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